Privacyverklaring – Polaris Web Studio Giveaway

Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2025

Polaris Web Studio, gevestigd in Astene (Oost-Vlaanderen), hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we deze veilig bewaren.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Verwerkingsverantwoordelijke:
Polaris Web Studio
Beekstraat 57, 9800 Astene (België)
E-mail: pieter@polariswebstudio.com
BTW-nummer: BE1009239567

2. Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer u deelneemt aan de Polaris Website Giveaway of ons contacteert via het formulier, verzamelen we de volgende gegevens:

Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam
E-mailadres
Telefoonnummer (optioneel)
Gemeente / locatie
Uw motivatie en eventuele toelichting
Gegevens over uw huidige website (indien vermeld)
Eventueel ingezonden foto’s of bestanden

Daarnaast verzamelen we automatisch beperkte technische gegevens:

IP-adres
Browser- en apparaatinformatie
Bezoekstatistieken via cookies en analytische tools (zoals Google Analytics of Meta Pixel)

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

Beheer van de giveawayactie
- Registratie en opvolging van uw deelname
- Selectie en contact met de winnaar
- Publicatie van de winnaar (na toestemming)
Communicatie en opvolging
- Bevestiging van deelname
- Herinnerings- en uitslagmails
- Eventuele promoties of troostaanbiedingen (enkel na expliciete toestemming)
Marketing & statistiek
- Analyse van het bereik en succes van de campagne
- Verbetering van onze diensten en website

4. Rechtsgrond van verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

Toestemming – wanneer u zich inschrijft of marketingcommunicatie aanvaardt;
Gerechtvaardigd belang – voor het beheren van de actie en analyseren van campagneprestaties;
Wettelijke verplichting – indien we gegevens moeten bijhouden voor fiscale of administratieve doeleinden.

5. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Deelnemersgegevens: maximaal 12 maanden na afloop van de giveaway.
Marketinginschrijvingen: tot u zich uitschrijft.
Cookies en trackingdata: volgens de geldende bewaartermijnen van de gebruikte tools (zie Cookieverklaring).

Na deze periode worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel verwerkt door Polaris Web Studio en betrouwbare partners die we gebruiken voor het uitvoeren van de actie, zoals:

MailerLite (e-mailcampagnes)
n8n (automatisatie van workflows)
Meta Platforms / Facebook en Google (analyse en advertenties)

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van Polaris Web Studio en volgens onze instructies.
Er worden geen gegevens verkocht of gedeeld met derden buiten deze context.

7. Overdracht buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (zoals MailerLite of Meta) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
In dat geval zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn (zoals EU Standard Contractual Clauses).

8. Uw rechten als betrokkene

U hebt het recht om:

Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
Onjuiste gegevens te laten verbeteren
Uw gegevens te laten verwijderen (“recht op vergetelheid”)
Beperking of bezwaar tegen verwerking aan te vragen
Uw toestemming in te trekken (voor marketing of publicatie)
Uw gegevens over te dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar
hallo@polariswebstudio.com.
We behandelen uw verzoek binnen 30 dagen.

9. Cookies en tracking

Onze website gebruikt functionele en analytische cookies om het gebruik te meten en de ervaring te verbeteren.
Marketingcookies (zoals Meta Pixel of GA4) worden enkel geactiveerd nadat u toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner.

Meer info hierover vindt u in onze Cookieverklaring (link toevoegen).

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, o.a.:

SSL-encryptie op de website
Beperkte toegang tot data
Automatische verwijdering van verouderde inzendingen
Beveiligde verbindingen tussen automatisatietools (n8n, MailerLite)

11. Minderjarigen

De actie is uitsluitend bedoeld voor meerderjarige ondernemers (18+).
We verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

12. Klachten

Indien u vragen of klachten hebt over deze verwerking, kunt u ons contacteren via
hallo@polariswebstudio.com.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar op
https://polariswebstudio.com/privacy-statement